Mengelola Persiapan Acara Ospek: Sebuah Tinjauan dari Tim Panitia Discovery

Ospek (Orientasi Studi dan Pengenalan Kampus) merupakan salah satu momen penting bagi mahasiswa baru untuk mengenal lebih dalam tentang kampus dan lingkungan akademik mereka. Di Jurusan Bisnis Internasional, kegiatan ospek ini diberi nama Discovery. Tim panitia, yang terdiri dari berbagai divisi, bekerja keras untuk memastikan acara ini berjalan lancar. Namun, seperti halnya semua kegiatan besar, tantangan dan kesalahan adalah bagian dari proses. 

Salah satu panitia yang berperan penting adalah Alvi, sekretaris acara yang bertanggung jawab mengatur korespondensi dan menyusun berbagai dokumen penting, termasuk surat undangan bagi pembicara tamu. Dengan tumpukan catatan di sampingnya, Alvi menghadapi tekanan untuk menyelesaikan surat undangan dengan cepat. Seperti banyak panitia lainnya, ia merasakan tanggung jawab besar yang datang dengan posisinya.

Dalam kesibukannya, Alvi tak sengaja melakukan beberapa kesalahan kecil saat menulis surat undangan. Meskipun surat telah terkirim, masalah baru muncul ketika surat balasan datang dari pembicara. Beberapa pertanyaan yang tak relevan menunjukkan bahwa ada kesalahan dalam surat undangan, khususnya pada penulisan nama pembicara dan detail acara. Situasi ini sempat membuat Alvi merasa malu dan panik. Namun, dukungan dari rekan-rekannya, termasuk Nada dari divisi acara, membantu Alvi untuk bangkit dan memperbaiki kesalahannya. Dengan cepat, Alvi menyusun surat permohonan maaf yang baru dan memastikan detail yang benar.

Selain tugas administratif, tim panitia Discovery juga harus mengurus berbagai perizinan. Subhan dan Najmi dari divisi legal memastikan bahwa semua dokumen perizinan acara sudah lengkap. Mereka bekerja sama dengan pihak fakultas untuk mendapatkan izin penggunaan ruangan serta persetujuan dari pihak terkait.